对公司法律文件的管理与保存的几点建议
2019-09-20

当前我们手头有几个进行中的委托人是国内企业的跨国仲裁案(包括我们提供常年法律顾问服务的国内公司),有投资纠纷也有国际贸易纠纷,案由各不相同,但实务中几个公司却都有一个共同点,即委托人提交的证据材料都比较混乱,甚至个别案件中的重要证据材料缺失。


深入了解后我们发现,这些企业几乎都缺乏法律文件的归口管理,文件资料分布在不同的部门甚至个人手里,有些项目周期长的,很多业务人员职务变动或离职后没有做好文件的交接工作,从而导致很多重要的文件和资料缺失。

 

实务中我们遇到过很多这种情况,有些时间跨度长一些的案子,我们律师在证据调查阶段就需要审阅45G甚者更多的电子档文件,而之所以要审查电子文档而不是书面文件,是因为企业没有做好文档归口管理,文件丢失而不得不从企业内部网络的后台拷贝整个时间跨度内所有涉及该项目的业务人员的电子邮件给律师,每次单单这些电子文件证据就看得我们欲仙欲死,增加律师工作量不说,也增加了企业的律师费指出,毕竟律师是根据工作量收费的,而律师尤其是涉外律师的费率可不便宜,更严重的后果是,没有系统完整的文档管理,很可能导致因主要证据缺失从而输掉一些跨国纠纷案。

 

再有就是很多企业的业务人员不重视证据保存工作,在项目进行过程中,很多关键性的安排,特别是因突发情况而需要对原先书面协议中某些约定做出变更时,没有重新签订补充文件并妥善保留证据,甚至是连往来邮件等书面证据都没有,仅仅是口头约定就把相关问题定下来,到了出问题的时候这些关键证据就根本无从查起。

 

不得不说,国内企业不重视文件管理和证据保存并不是个案,很多企业都有这个毛病,在境外投资过程中,这不仅会影响项目进程,给后续运营带来风险,更重要的是在出现纠纷时,由于没有保存好相关证据,在谈判甚至是诉讼/仲裁时处于被动,甚至面临败诉的风险。