国际贸易合同中的“通知条款”介绍及应注意事项
2019-09-27


国际贸易合同(包括其他各类涉外合同或协议)中,我们经常可以见到一个条款叫做“通知”条款,或者叫“联系方式”条款:

 

"发送至甲方的任何通知应寄往:

Any notice to Party A shall be addressed to:

地址:

Address:

电话(Tel):

传真(Fax):

电子邮件(Email:

联系人(Contact Person:

发送至乙方的任何通知应寄往:

Any notice to Party B shall be addressed to:

地址:

Address:

电话(Tel):

传真(Fax):

电子邮件(Email:

联系人(Contact Person:"

 

上述条款常出现于各类涉外合同中,看似很不起眼,实则有重要作用,主要表现在:

 

1、 便于实务操作

 

我们知道,一份涉外合同签署后,从合同生效到合同履行完毕、交易各方实现合同目的,中间可能经历很长的时间,比如,境外工程建设合同期限可能有两三年甚至更长,在这么长的合同履行期内,交易各方就具体问题的沟通交流内容必然庞杂,涉及期内的各方主管及业务人员的数量,若未在合同中明确各方的主要联系人员等信息,就很容易出现问题。举个例子,假设甲方业务人员向乙方下达了错误的指示或发布了错误的信息,不论主观上是故意还是过失,乙方基于该指示或者信息为或者不为,从而导致损害性的后果,乙方追究甲方责任时,甲方是不能以“其业务人员未经公司同意或者授权擅自发布指令或信息,甲方不承担责任”来抗辩的,原因就是法律上的一个原则叫做“表见代理”,有兴趣的朋友可以深入了解一下该原则的具体内容。总之一句话,为防止“令出多门”,在“通知”条款中指定某一个或几个联系人是十分必要的,这里指定的联系人可以是公司负责人、部门经理、项目负责人等。

 

还有,前面讲过,一份合同的履行期可能长达几年,中间难免出现指定的联系人离职、工作职务调换等情况,那么在“通知”条款之后加上下面一句话就十分必要了:

“如果上述合同联系人或者联系方式有任何变化,则变故方应负有提前7天书面通知相对方的责任。In the event of any change in the contact details as the above said, the corresponding party shall the take the responsibility to promptly inform the other party with a seven-day prior written notice.”

 

2. “通知条款中指定联系人和联系方式,在实务中一个很重要的作用体现在争议发生时有效证据的收集上。

 

那上面的案例来说,若该甲方的业务人员不是“通知”条款中指定的联系人,那么这个案子中就不能当然地适用“表见代理”原则,乙方就不得据此要求甲方承担法律责任,至少是不能要求甲方承担全部法律责任;相反,若甲方的该业务人员确实明确列明为甲方的联系人之一,不论该业务人员的职位高低,其代表甲方向乙方发送的指示或信息,乙方有理由相信其即为甲方的真实意思表示,因此甲方应对此向乙方承担法律责任。

 

3. 通知条款中详细列明双方的联系方式,还有一个很重要的作用体现在法律文书送达上。

 

我们做跨境仲裁案件较多,这里就以跨境仲裁案来举例:我们知道,仲裁庭法律文书送达是整个仲裁程序中的一个重要的程序要件,实务中境外仲裁裁决在国内法院申请承认和执行时,国内被申请执行人常用的一个“申请仲裁裁决无效”的理由是“没有收到仲裁通知”,当然其中也有不少是故意不签收的。

 

若在相关合同中由“通知”条款,其中明确约定了联系方式和联系人,只要申请执行人提交仲裁庭依仲裁规则寄送仲裁通知等法律文件的相关证据,形成完整的证据链条,即可认定“仲裁通知已经送达”。